個人情報の取扱いについて
■ 直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的
当社は社会保険労務士業務遂行にあたり、お客様の従業者に関する人事関連情報を預かることがあります。その利用目的は社会保険事務及び給与計算その他社会保険労務士法に定められた業務及びそれに関連する業務遂行のために利用し、それ以外の目的には一切利用致しません。
■ 保有個人データに関する周知事項
1. 事業者の氏名又は名称
北川社会保険労務士事務所
2. 個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名または職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者北川淳
TEL：03-3560-3557
3. すべての保有個人データの利用目的
1）お客様に関する個人情報
・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため
2）お問い合わせされた皆様に関する個人情報
・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため
3）従業員に関する個人情報の利用目的
・人事管理等のため
4）採用募集者に関する個人情報の利用目的
・採用選考のため
・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため
4. 開示等の求めに応じる手続
1）当社で取扱う個人情報に関して、本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用停止、消去および第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、「開示等」という）の請求がございましたら、以下第5項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。
※『直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的』に明記している個人情報については、当社が業務を受託し、委託元からお預かりした個人情報であり、保有個人データではありませんので、開示等の求めには応じることが出来ません。
2）開示等の請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがございます。
※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。
3）開示請求（「利用目的の通知」「保有個人データの開示」の請求）にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。
4）保有個人データの安全管理措置について
当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、個人情報お問い合わせ窓口までご連絡ください。
① 基本方針の策定
・個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。
② 個人データの取扱いに係る規律の整備
・個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。
③ 組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
・個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
・個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。
④ 人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
・個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。
⑤ 物理的安全管理措置
・個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
・個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
⑥ 技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
⑦ 外的環境の把握
・外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。
